中铁四局工程项目成本管理系统建设与应用
发布时间：2018-08-22浏览次数： 信息来源：河南五建第二建筑安装有限公司
中铁四局集团有限公司
中铁四局集团有限公司是世界500强企业——中国中铁股份有限公司的“标杆”成员企业，具有综合施工能力的大型建筑企业集团。拥有铁路、公路、房屋建筑、市政公用工程四项施工总承包特级资质，是全国建筑行业内为数不多、安徽省唯一一家“四特四甲”施工企业。目前，其业务范围分布在全国31个省、市、自治区，以及印尼、安哥拉等9个国家。2016年，新签合同额达1068亿元，营业收入701亿元，实现利润16.23亿元。多年来，中铁四局在企业信息化建设方面进行了积极的探索，并取得了一定的成就，尤其是工程项目成本管理系统做到了部分系统的集成，初步实现了业务财务一体化的目标。具体情况如下：
一、成本管理系统建设背景
由于建设项目分布范围广、产品标准不统一、工艺流程不标准、生产地点移动性、临时组建团队等特殊性和复杂性特点，致使管理跨度和难度之大，后台管控能力不足，项目整体经济效益较低，亏损项目时有发生。项目成本管理普遍存在着“管理手段落后、成本管理粗放、盈利水平不高”的情况。
在工程项目实施过程中，成本管理得不到应有的重视，主要的问题有：责任成本预算难以有效落实，先施工后签合同、合同执行不严肃、任意肢解分包单价、工程数量把控不严、各项扣款不及时、主要材料无核算、债务支付缺乏整体筹划等现象不同程度的存在，业务财务整体融合不到位，造成工程项目利润水平低，甚至出现重大亏损情况。
基于上述情况，中铁四局多年来一直在项目成本管理方面进行积极探索，认为通过互联网和信息技术手段，建设一个强大的信息系统做支撑，建立覆盖面广、实用有效的工程项目成本管理系统，才能增强企业对项目的管控能力，规范项目管理、提高工作效率、降低项目施工成本。
二、成本管理系统的设计思路与逻辑分析
（一）系统的整体设计思路
以“工程项目为主体、制度流程为基础、合同清单为主线、责任预算为核心、过程管控为主措、资金支付为卡口”，是中铁四局成本管理信息系统的主要设计思路。
1.以工程项目为主体。项目经理部作为项目成本管理和成本控制的实施主体，系统主要应用于项目，同时满足集团公司、三级公司对成本管理的需要，通过系统对成本相关业务审批，通过后台进行查询、实时监控项目部成本执行情况。
2.以制度流程为基础。系统设计思路主要是基于集团公司、三级公司目前的管理制度和管理流程进行的，与成本相关的制度和流程都要在系统中体现，系统中所有的功能都是根据管理制度和办法形成的。
3.以业主合同清单为主线。业主合同清单是项目的计价收入、成本控制的重要依据，贯穿于系统的全过程。
4.以责任成本预算为核心。系统按照以责任成本预算为尊的理念，突出责任成本预算在项目成本管理中的核心作用，是工程数量控制、劳务分包单价控制、各项成本费用控制、成本核算分析的依据。
5.以过程管控为主措。系统体现了成本管理相关业务系统过程管控，在过程中对工程数量、劳务单价、主要材料消耗、机械费等各项费用的控制。
6.以资金支付为卡口。系统成本控制的最后一道关口就是资金支付，该功能能够有效保证系统的实施，体现了成本管理与资金支付的关联性。
（二）依托系统完善企业管理模式和技术架构
1.实现企业管理模式的系统化。基于中铁四局对工程项目实行多层级管理模式（见图1），局、三级公司和项目经理部对系统应用要求具有不同侧重点。项目经理部应用系统处理日常业务，三级公司通过该信息系统进行业务审批和监督，局通过该信息系统进行业务监督。通过该信息系统采集和储存所需的指标数据，并进行对比分析，提升管控效果。
2.创新技术架构模式。新系统采用网页端、客户端和移动端的混合架构，将数据量大、网络带宽要求高、操作复杂的业务放到客户端；将实时性要求高、流程化的业务放到网页端，从而降低工程项目部对网络带宽和传输效率要求，以此提高基层数据处理效率；将业务审批、报表查询功能与移动客户端关联，实现移动办公功能（见图2）。
为此，中铁四局成本管理部牵头，相关部门配合，按照部门职责，分别梳理了与成本管理相关制度办法，编制了用于系统的业务流程，对所有与成本管理相关管理办法、业务表单、审批流程的标准化。系统包括收入管理、成本管理、资金管理三大模块，涉及收入管理、施组管理、责任成本管理、劳务管理、物资管理、机械管理、支付管理、凭证制作等66项业务，包含施工承包合同清单审批、清单分解审批、责任成本预算编制审批、分包/采购/租赁合同评审、分包/采购/租赁结算、内外部验工计价、责任成本计价、债务支付审批等共计45项关键业务流程。
（三）系统业务逻辑分析
系统基于业务流程管理理念、建立了统一的项目收入、成本、资金管理业务的审批流程，按照管理标准化、标准制度化、制度流程化、流程表单化、表单数据化、数据信息化、信息智能化的逻辑思维，对项目收入、成本预算、实际成本、资金支付、核算分析等项目业务实行流程化、信息化管理，做到收入支出有依据、资金支付有审批，实现及时收款、控制支出、节约资金、提高效益目的（见图3）。
1.收入管理。收入管理包括业主合同管理、合同价款分劈管理、变更索赔管理、验工计价管理。其中业主合同体现项目的预计收入，合同价款分劈体现局指和参建分部的预计收入，变更索赔体现项目的二次经营收入，验工计价体现项目的实际收入，形成了项目完整的收入管理体系（见图4）。
2.成本管理。成本管理可分为成本预算和实际成本管理两部分功能组成，价格库管理，施组管理，责任预算管理共同形成成本预算；工料机管理，周转料管理，现场经费管理形成实际成本管理。最终通过责任成本计价将责任成本预算和实际成本结合起来，成为成本分析的基础。在实际成本控制过程中，采用量价双控模式，通过计划数量控制合同、验收、结算等过程数量，同时采用限价体系控制合同单价和最终的结算单价，达到价格控制的目的（见图5）。
项目成本管理信息系统按照“计划—合同—验收—结算—支付”流程，实现了业务与资金支付的管理和控制。根据工程施工和成本管理的需要，财务系统关闭了相关银行付款的制作凭证功能，改由项目成本管理信息系统根据业务需要自动生成相关付款凭证，这样就真正实现了业务与资金支付的卡控机制（见图6）。
三、系统运行的支撑保障
1．制度保障。为保证系统规范有效运行，中铁四局于2016年6月印发了《中铁四局工程项目成本管理信息系统（V2.0）使用及运行管理办法》。该办法对系统的运行环境、流程设置、机构管理、权限管理、用户管理等方面系统初始化工作制定了规范，对部分业务生效时间控制、业务审核审批时间要求等业务操作方面作出要求，并对系统应用效能考核、业务评比方面进行明确规定。
2.技术支持。为保证系统正常运行，及时解决使用过程中遇到的各种问题，局成本管理部和各三级公司均设置一名专职系统管理员，软件公司设一名专职维护人员，为用户提供咨询和服务，共同负责系统的运行和维护。系统使用过程中，系统开发人员定期征集意见，根据用户反馈的问题和现场管理的需要，制定解决方案，对系统功能更新和升级改造。经过持续更新升级，目前系统的灵活性、易用性、稳定性大幅提高，系统适应项目能力得到进一步提升。
3.人员培训。为提高业务人员对系统的理解能力和操作能力，推动系统的正常应用，局和各子分公司定期组织开展人员培训工作，培训工作分专业、分层次进行，三级公司组织在项目开工前到项目部进行人员培训，局阶段性的对系统管理员和新开工项目人员进行集中培训。截至目前，全局共举办了十一期操作人员培训工作，培训近2000余人次。
4.现场督察。系统上线以来，中铁四局组织开展了三次大规模专项督察活动，对系统应用情况按月进行书面通报，对于系统应用较好的单位进行宣传和表扬，对于运行不规范的三级公司和项目部在交班会进行通报，以督促各级领导重视系统推广和应用。今后，将成本管理系统应用纳入成本督察范畴，形成常态化和制度化，以提高系统应用效果。
5.系统自动打分排名。通过在系统中设置了一系列考核指标，分层级考核，局对各三级公司、局直管和代管项目的应用情况进行考核，三级公司对所属项目部应用情况进行考核，考核完全由系统根据应用情况自动评分。按月在系统中公布排名和分值，将评比结果与单位领导班子考核兑现相结合，以鼓励先进、鞭策落后。该方法的应用，促进了系统的规范性操作，提高了系统的应用效果。
四、成本管理系统取得的应用效果
（一）有效提升了企业对项目的成本管控能力
1.执行力大幅提高。各项工作业务和流程得到了规范，专业壁垒得到消除，部门职责进一步明晰，形成了各负其责、分工负责的工作格局。通过各项业务审批流程的设置，加强了流程控制，规范管理行为、堵塞管理漏洞，使不照章办事的人寸步难行，不照章办的事办不了，各种违规决策、不按制度和流程办事的情况等得到有效遏制。成本系统的应用一方面促进实施各项办法、制度的落地实施；另一方面，系统应用后，促进了各级管理机构在制度梳理、检验、修订、完善上下功夫，使之更加适应管理自动化的要求，不断优化项目管理办法体系。以四局参建的蒙华铁路项目为例，项目部在深入总结成本系统应用优点的基础上，经过认真梳理、反复研讨，修订完善了19项项目管理制度。
2.固化了成本全过程控制。系统通过资金卡控措施，将计划—合同—验收—结算—支付流程固化在系统中，形成层层数据控制关系。使项目成本管理做到了“事前有预算、事中有控制、事后有分析”全过程管理，实现了源头计划、过程控制、逆向追溯的成本管理路径，为企业经营管理提供完整且具有逻辑关联的管理依据。
3.提升精项目细化管理水平。系统的推广应用，为“法人管项目”提供了有效的手段，后台对项目的管控能力显著增强，企业管理形成了“小前端、大后台”的管理格局，提升了企业集约化管理和项目精细化管理水平，工作变得更加高效、工作成果可存储、可搜索、可计算分析和共享协同。
（二）提高了项目利润率和企业资金存量
成本管理系统涉及成本管理的全部过程，从源头上设定指标进行预控，通过流程审批加强了过程控制，通过核算分析数据反映执行效果。系统应用两年多以来，在建项目的利润率得到不同程度的提升，亏损项目数量大幅减少，项目盈利能力得到了较大幅度提高，系统作用效果成效。2016年企业利润16.23亿元，较2015年增长10.7%；亏损项目数量年度减少40.90%，亏损项目年度减亏金额11.97亿元。
系统设置了债务支付的审批流程，设定了债务支付比例上限，所有资金须公司相关部门审批后才能支付。通过债务支付整体统一筹划、均衡支付，整体上降低了外部债务资金支付比例，提高了企业资金集中度和利用率。2016年企业资金集中度达85.76%，继续保持高位；日均集中资金量达191.96亿元，较上年度的171.6亿元，净增20.36亿元，增幅11.86%。
（三）创造了很大的溢出效益
系统基本涵盖了中铁四局的在建项目，全局共有705个项目部使用了该系统，系统使用范围创历史新高，为系统更大范围、更高质量的推广，积累了宝贵的实践经验。中国中铁经过分析考察，将中铁四局成本管理信息系统2.0升级为中国中铁成本管理信息系统V2.0，于2016年1月，开始在中国中铁的18个二级公司推广应用这个系统。目前，中国中铁各成员单位共3959个项目上线运行该系统，系统在线活跃用户9.5万人，受到各单位的普遍欢迎和积极响应。经过两年多的推广和应用，系统安全性、实用性已得到海量样本项目验验。
中国中铁工程项目成本管理信息系统在2015年中国建筑业协会主办的首届建筑业企业信息化建设案例中，被评为“全国建筑业企业信息化建设特优案例第一名”，在全国“互联网+建筑业”研讨会上进行经验交流，得到了建筑施工行业企业的好评和认同。
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